Todos hemos oído hablar en algún momento de las «metodologías ágiles» y de como la implantación de éstas en una empresa, puede incrementar la eficacia y productividad a la hora de trabajar en el desarrollo de un proyecto en concreto ya sea de desarrollo web, marketing, en el caso de nuestro sector o cualquier otro ámbito empresarial. En este artículo vamos a centrarnos en introducir los conceptos básicos de «Scrum«, una de las metodologías ágiles más famosas y utilizadas para trabajar.
¿Qué son las metodologías ágiles?
Se le llama «metodologías ágiles» a algunas forma concretas de gestionar un proyecto, donde los factores que más se busca potenciar son: La flexibilidad, la eficacia y la productividad del equipo, ahorrando todo lo posible en tiempo y coste.
Así dicho sin ningún tiempo de marco contextual, no se aleja demasiado de los objetivos básicos de una empresa: Producir más al menos coste. Pero la gran diferencia es que las metodologías ágiles también se centran en mejorar la satisfacción del cliente final, ya que es un factor activo que está involucrado y comprometido a lo largo de todo el proyecto con nosotros (en caso de que no seamos nosotros mismos).
Características principales de las metodologías ágiles:
Hay varios motivos para implementar este tipo de gestión de proyectos en una empresa, ya que puede proporcionar un punto de vista diferente si está atascada en métodos ya desfasados para el frenetismo que se requiere hoy en día y el «multi-tasking»; o directamente puede que una empresa no esté utilizando ningún método para trabajar y no sea consciente de que puede llegar a ser mucho más rentable y resolutiva aplicando una metodología ágil (como Scrum, la cual nos centraremos a continuación), ya que tienen pocas barreras de entrada y de implementación.
Un nexo común de estas metodologías es que siempre se trabaja mediante entregas parciales para encontrar un PMV (producto mínimo viable) del producto lo antes posible y seguir trabajando a partir de dicho punto. Ésto permite detectar cualquier anomalía o problema rápidamente, proporcionando tanto al equipo como al cliente información sobre la necesidad de reforzar o eliminar algún punto clave del proceso.
Además, el disponer de los criterios de aceptación del cliente siempre actualizados, al ser éste un «stakeholder» permite una rápida toma de decisiones en cuanto a cambios en la operativa del proceso de elaboración del producto o servicio.
Por último, y antes de centrarnos únicamente en Scrum, vamos a listar algunas ventajas y desventajas más destacadas que proporciona el trabajar utilizando cualquier metodología ágil estándar que exista actualmente:
Ventajas de las metodologías ágiles:
- Adaptación rápida a los cambios, ya sean impuestos por un factor externo o detectados en el proceso de desarrollo.
- Priorización de tareas, eliminando las tareas innecesarias y centralizando los esfuerzos en las acciones más importantes.
- Intervalos de entrega, los cuales permiten optimizar el esfuerzo y tener varios puntos de control de la calidad del trabajo.
- Mejor experiencia del cliente y del equipo, ya que ambas partes están siempre informadas de forma transparente.
Desventajas de las metodologías ágiles:
Por supuesto, no es oro todo lo que reluce; y las metodologías ágiles no son perfectas. También tienen debilidades que hay que tener claras para que no supongan un problema mayor. Como inconvenientes de uso de este tipo de gestión, podríamos citar:
- Dependencia de los gestores del proyecto; ya que la continuidad de las reuniones, el feedback continuo del cliente, la priorización de objetivos, etc. tienen un alto grado de dependencia de la persona interna responsable del proyecto.
- Documentación escasa; este punto puede que sea uno de los más polémicos que existen, ya que en muchas empresas, la principal barrera de de entrada para implementar dichas metodologías ágiles es eso mismo, «la agilidad». O dicho de otro modo, la poca importancia que se le da a la recogida de información y documentación previa del proyecto, ya que se centra mucho más en las acciones a realizar que en el marco contextual.
SCRUM como metodología ágil:
Scrum es una metodología ágil totalmente enfocada a la gestión de proyectos (es decir, no es recomendable usarse para otro tipo de objetivos), y cuya meta es obtener buenos resultados lo antes posible, a la vez que tiene facilidad para adaptarse a cambios (los cuales normalmente vienen impuestos de forma externa y modifican los requisitos de aceptación).
El objetivo del artículo es desgranar los conceptos más básicos de Scrum para aquellos usuarios que no conozcan nada sobre éste, por lo que primero hablaremos de algunos conceptos básicos muy importantes:
- Sprint: Son los «trozos de tiempo» o fases en los que se divide todo el tiempo que hay para conseguir el objetivo. Tienen que medir siempre todos lo mismo. No es recomendable que estén muy separados, por lo que se recomienda que sean unas dos semanas. Cada sprint sirve para hacer un análisis del estado el proyecto y mostrárselo al Product Owner.
- Product Owner: Es la única persona que se relaciona con el Cliente. Es quien absorbe las necesidades del cliente, quien le asesora, y quien explica al equipo lo que hay que hacer. Importante que tenga uno o muy pocos proyectos al mismo tiempo. Es importante que siempre esté en constante comunicación con el proyecto.
- Scrum Master: Su función única y exclusivamente es la de encargarse que se esté trabajando la metodología correctamente. Revisa que nadie esté parado, que los sprints se cumplen, que todos los miembros del equipo saben lo que tienen que hacer, que no existen problemas ajenos al proyecto que impiden su buena realización, etc. No es necesario que esté siempre con el equipo, y puede llevar varios proyectos a la vez.
- Scrum Team: Es el equipo especializado que trabaja de forma activa en el desarrollo del producto o servicio. Normalmente son personas muy especializadas en sus campos. Aunque puede haber un «Team Manager» que gestione el equipo y facilite las decisiones técnicas.
- Historias de Usuario: Éste es uno de los conceptos más ambiguos y por lo tanto que más cuenta entender. Una «user story» representaría un necesidad/funcionalidad/requisito/especificación del proyecto. Pero de una forma muy genérica, ya que las historias de usuario no deben estar detalladas. Deben ser palabras o frases reducidas que puedan caber en un post-it.
- Product Backlog (Pila): Es un listado de las historias de usuario donde el product owner ha priorizado, filtrado y ordenado cada una de ellas según las necesidades del proyecto y los requisitos de aceptación del cliente.
- Sprint Backlog: Está compuesto por las tareas que hay que realizar en un único sprint.
Normalmente existen tres problemáticas bastante comunes que aparecen cuando se está trabajando por primera vez con Scrum, y pueden ocasionar confusión o que la metodología no esté aprovechando su máximo potencial:
- No se respeten las reuniones y el tiempo de los sprints: Es importante darle seriedad a los «stand up» diarios y las reuniones relacionadas con el proyecto, sobretodo los responsables de los mismos. Además, los sprints deben respetar siempre la fecha y el plazo impuesto de forma regular. Si es casa dos semanas, no puede modificarse por ningún motivo.
- No se tenga claro el uso de las Historias de Usuario: Como hemos comentado antes, este punto es el más ambiguo y en ocasiones puede dar lugar a dudas y realizarse de forma errónea. Para estos casos es importante siempre poder consultar con el Scrum Master (o en caso de no existir, con alguien experimentado en dicha metodología).
- El Product Owner juega también el papel del Scrum Master: Es vital tener claro que la misma persona no puede jugar esos dos roles. El primero tiene como objetivo que el proyecto salga adelante (cumpliendo los requisitos de aceptación impuestos con el cliente) de la forma más óptima posible; en cambio el segundo tiene como único objetivo que la metodología esté siendo usada correctamente por todos los miembros del equipo.
Por último y para finalizar este artículo de introducción a Scrum, vamos a hablar como se organiza el Product Backlog o Pila de historias de usuario; también válido para la Sprint Backlog. La forma más común en Scrum es dividirla en 3 secciones según el estado de cada una de ellas, y priorizarlas de arriba a abajo.
Las secciones más usadas son: «TO DO» para todas las tareas a realizar ya sea en general o en este Sprint, «DOING» para las tareas que actualmente están siendo realizadas por parte de un miembro del equipo, y «DONE» para indicar que tareas han sido ya finalizadas.
Aparte, cada empresa puede añadir a dicha organización columnas extraordinarias para alguna fase añadida, dependiendo de la tipología del proyecto, por ejemplo: Tareas bloqueadas, tareas en revisión o «testing», etc.
En conclusión, Scrum es un método que permite trabajar muy rápido con un equipo de personas especializados en diversas ramas para conseguir alcanzar unos objetivos impuestos por el cliente, pero también es necesario adaptar la forma de pensar individual y de la empresa para que funcione. Es decir: Scrum es fácil de entender, pero difícil de interiorizar.
