Sin importar el tamaño de la empresa, los recursos disponibles y el tamaño de cartera de clientes disponible; todas las empresas que trabajan realizando proyectos a multi-cliente tienen una misma necesidad básica: una buena organización.
El poder organizar todos los recursos de la empresa (refiriéndonos a recursos como todo lo que puede usarse y gastarse para la ejecución de un trabajo como ordenadores, licencias, energía y tiempo) de la forma más óptima posible es lo que diferencia la competitividad de una entidad en el mercado.
La base lógica de la investigación operativa es poder sacar el máximo rendimiento con los mínimos recursos sin llegar a afectar a la calidad del servicio. Y es por ello que este artículo está enfocado a la figura de Project Manager (COO) de medianas y grandes empresas, en el que analizamos 7 errores comunes que pueden darse a la hora de organizar el trabajo.
1. No involucrar a todos los miembros del proyecto en la planificación
Aunque parezca una obviedad, en muchas ocasiones (puede que debido a saturación de trabajo o por intentar agilizar los procesos previos) se planifica un proyecto sin tener en cuenta la opinión de los ejecutores del proyecto, y por lo tanto pueden llegar marcarse tiempos erróneos o prometer servicios imposibles.
Hay que aprovecharse de la especialización de nuestros compañeros en sus campos para diseñar la mejor planificación. Todo influye, desde su experiencia previa hasta sus problemas personales.
2. Realizar una comunicación poco eficiente entre todas las partes
El trabajo de un gestor de proyectos no termina cuando el proyecto está planificado y los especialistas informados. Una de las tareas más importantes es trabajar como motor de comunicación entre el cliente y el técnico, permitiendo así una comunicación fluida y un entendimiento entre todos los participantes del proyecto.
Si esta parte falla, puede que el proyecto esté muy avanzado y el cliente no sea consciente de ello; o puede que el proyecto tenga más prioridad e importancia de la que el técnico le da debido a la desinformación.
3. Realizar una gestión de cambios poco o demasiado flexible
No es sorpresa que un proyecto (en nuestro caso de diseño o desarrollo web) sufra cambios en mitad del proceso; bien sea por necesidades técnicas generadas desde la empresa o bien por cambios de idea comentadas por el cliente final.
Es ahí cuando el designado como Project Manager debe realizar diferentes tomas de decisiones en base a su criterio: ¿Es viable el cambio? ¿Afecta a los tiempos de plazo o al presupuesto base? ¿Lo puede generar el especialista actual?
Si la sensibilidad al cambio es poco flexible, se corre el riesgo de ofrecer un servicio por debajo de la calidad deseada y las necesidades del cliente; pero al mismo tiempo, demasiada flexibilidad al cambio puede rebotar en mayores dificultades para el equipo de trabajo.
4. No realizar un seguimiento periódico de los proyectos
En este caso no hay mucho que profundizar. Cuanto antes se pueda detectar un error, menos podrá escalar y más fácil será subsanarlo y redirigir el proyecto por el camino correcto, habiendo malgastado la menor cantidad de recursos.
Ya pueda ser porque se estaba realizando un trabajo alejado de lo que pedía el cliente, o bien sea un problema que afecte únicamente a los “deadlines” marcados; es vital averiguarlo lo antes posible. Y ésto es imposible si no se mantiene un continuo estado de revisión de los proyectos y su cronología.
5. No se está utilizando la tecnología apropiada
En este caso, podemos dividir este error en dos secciones:
Por un lado, el no utilizar la tecnología apropiada para crear el proyecto. Es importante trabajar con las herramientas más actualizadas posibles para que el trabajo pedido por el cliente tarde en quedar desfasado. O por ejemplo, en el caso del desarrollo web; si el cliente necesita gestionar cambios internos por él mismo, habrá que utilizar un tipo de plataforma u otra en torno a las necesidades.
Por otro lado, el no utilizar la tecnología apropiada para gestionar el proyecto. Ninguna persona por si sola puede retener en su mente todos los estados, anomalías, trazabilidades, agentes asignados y plazos de múltiples proyectos, por eso es vitar escoger una plataforma que facilite la gestión diaria y agilice el recopilar información.
No es lo mismo trabajar apuntando datos en una libreta que utilizando una plataforma online que te genere datos visuales con un solo botón.
6. Entregar el proyecto sin una revisión total
Puede que sea uno de los errores más comunes que hay en empresas de servicios. Aunque haya habido una gestión periódica y constante del proyecto siempre existen flecos que no han podido pulirse en su momento (ya sea culpa de la empresa o culpa del cliente).
Es importante que el COO tenga en mente todos esos vacíos a completar antes de dar por terminado un trabajo, ya que eso puede marcar una gran diferencia entre un cliente más o menos contento y un cliente realmente satisfecho.
Para ello existen los programas que comentábamos al final del punto anterior.
7. Haberse alejado de la valoración inicial del proyecto
Sin dudarlo, este es el error más complicado de gestionar. Una vez tenemos el proyecto terminado, con todas las necesidades del cliente cubiertas, podemos plantearnos: ¿Se ha hecho un buen trabajo?
Una buena gestión implica mucho más que satisfacer al cliente (lo cual sigue siendo lo primario), también tiene que generar unos beneficios internos a la empresa.
¿Se quedó corta la valoración inicial? ¿Se han realizado más horas de las que se contempló? ¿Se ha tenido que retrasar algún plazo debido a problemas internos? Si algunas de las respuestas es sí, quiere decir que hay algún punto que analizar y mejorar para seguir mejorando, creciendo como empresa y resultar más atractivos a futuros clientes potenciales.
