Por qué utilizar la comunicación asíncrona en la empresa

Todavía recuerdo cuando empezamos a utilizar Slack en la empresa, allá por 2015. Fue una herramienta genial, permitía una nueva vía para la comunicación en la empresa, mediante canales y con posibilidad de incluir muchas integraciones. La utilizábamos mucho, muchísimo, era la base de toda la comunicación en la empresa. De hecho, en su momento ya escribimos acerca de los motivos para utilizar Slack pero también de los motivos para no hacerlo. Sin embargo, los motivos para no hacerlo fueron creciendo, siendo los principales argumentos las continuas interrupciones y la necesidad de responder rápido así como el hecho de que la información se iba perdiendo cuando participaba mucha gente y los hilos eran totalmente caóticos.

Cómo ha cambiado todo desde entonces. Desde 2018 empezamos a utilizar una alternativa a Slack, Twist, que nos permite tener los canales organizados por temas y está orientado a que utilices Twist lo mínimo posible y te centres en el trabajo. También a que la conversación sea relajada y sin urgencias, que las respuestas tengan una reflexión y que no haya necesidad de ir rápido, sino de responder bien y cuando tuvieras un rato. Pero sobre todo, está orientado a trabajar con equipos de forma asíncrona y es algo que ha sido primordial para poder desarrollar nuestro trabajo mejor y con más calidad.

En este artículo explicaremos por qué utilizar y priorizar la comunicación asíncrona en la empresa, partiendo desde nuestra propia experiencia.

¿Qué es la comunicación asíncrona?

La comunicación asíncrona es aquella que se produce sin que los participantes estén disponibles en el mismo momento. Es cuando envías un mensaje sin esperar una respuesta inmediata. Por ejemplo, cuando te envían un e-mail, lo abres y respondes horas después. Eso es comunicación asíncrona.

¿Qué es la comunicación síncrona?

La comunicación síncrona es cuando envías un mensaje, esperando que el destinatario lo lea y responda inmediatamente. En este caso, tenemos ejemplos como las reuniones o las videoconferencias, en las que decimos alguna cosa y esperamos respuesta en el momento. Eso es comunicación síncrona.

Otras herramientas como Slack pueden ser síncronos también, pues al enviar un mensaje la otra parte recibe una notificación, abre Slack y responde casi en tiempo real. También Whatsapp o incluso el correo en muchas ocasiones se puede tratar como síncrono, todo depende de la velocidad de respuesta pero, sobre todo, de las notificaciones.

¿Qué problemas presenta la comunicación síncrona?

Empecemos antes con lo importante, trabajar no es (generalmente) responder lo más rápido a todos los mensajes que nos lleguen. Partiendo de este punto, veremos que será vital decidir quién manda en la relación entre la aplicación y la persona, si manda la aplicación o manda el propio usuario. Y es que debe ser el usuario quién decida cuándo atender los mensajes, cuándo leerlos tranquilamente y cuándo responderlos.

Podemos resumir los principales problemas que presenta la comunicación síncrona en:

1. Interrupciones. Quizás el principal problema que presenta es que produce en los usuarios un conjunto de continuos sonidos, vibraciones, globos, ventanas, señales luminosas y demás, que dificultan que el usuario pueda avanzar en su trabajo, pues está siendo interrumpido con demasiada frecuencia. Esto, es especialmente peligroso para trabajos que necesiten de gran concentración como escribir, programar o resolver un problema complejo.
2. Estrés. Estar pendiente todo el tiempo de una herramienta (o varias) para saber si hay que responder a algo, crea un estrés innecesario en las personas. Además, al estar tan pendientes de los canales de comunicación, seguramente parte del trabajo quede por hacer, lo que produzca todavía más estrés.
3. Hiperconexión. No pasa solo en el trabajo, también con otras herramientas de comunicación y redes sociales. El usuario, al no querer perderse nada, lo primero que hace al iniciar su jornada de trabajo es abrir la herramienta de comunicación y responder a todo lo posible para no dejarse nada. Por tanto, se prioriza la conexión a este tipo de herramientas antes de poder avanzar trabajo.
4. Más velocidad, menos calidad. Como todas las respuestas son para «ya», la reflexión no existe o se reduce a la mínima expresión, prima responder antes que analizar lo que se está consultando y ofrecer una respuesta de calidad.

¿Qué ventajas tiene la comunicación asíncrona?

La comunicación asíncrona aparece para luchar contra todas estas interrupciones y distracciones y para que las personas puedan centrarse en lo que de verdad importa. La comunicación asíncrona ofrece los siguientes beneficios:

1. Control de la jornada de trabajo. En un mundo tan cambiante y donde la flexibilidad se está imponiendo a los horarios estrictos, poder tener control sobre la jornada de trabajo resulta fundamental. Evitar que la comunicación urgente que precise de respuestas inmediatas supone un nuevo escenario, donde trabajar con más calma y decidir cuándo trabajar y responder.
2. Comunicación de más calidad. De inicio, la comunicación va a ser más lenta, ya que habrá que esperar a que nos respondan. No obstante, cuando la otra parte tenga que responder no habrá ninguna presión a la hora de responder, ni prisas, simplemente el tiempo necesario para dar una respuesta con una mayor reflexión.
3. Todo queda documentado. Al tener que dejar todas las conversaciones por escrito o en grabaciones, todo el flujo de comunicación queda documentado y es posible consultarlo en cualquier momento.
4. Mayor concentración. Se deja tiempo a todo el equipo para tener una mayor concentración, la comunicación asíncrona es la norma y cada uno decide cuándo responder a los mensajes. En muchos casos se utilizan técnicas de time-blocking para dejar 2 o 3 espacios al día para mensajes y el resto para avanzar trabajo. Se traduce también en días mejor estructurados.
5. Genera mayor planificación (a la fuerza). Si necesitas algo de ya para ya, seguramente no lo podrás tener, porque las otras personas quizás no te puedan responder en este momento. Por tanto, será necesario planificar con tiempo aquello que se necesitará para realizar una acción concreta, para que dé tiempo a que todos respondan o aporten lo necesario. Al principio puede parecer un impedimento, pero cuando todo el equipo trabaja así, se convierte en algo normal y más beneficioso para toda la empresa.

La comunicación asíncrona viene a complementar a la síncrona.

La comunicación asíncrona no viene a reemplazar totalmente a la comunicación síncrona. Sino más bien, a ofrecer una alternativa para los equipos, más allá de los Zoom, Slack y demás herramientas de comunicación síncrona. La comunicación síncrona sigue siendo importante y aporta humanización y agilidad mientras que la asíncrona favorece la reflexión y la calidad. Cada una se debe utilizar en el momento y escenario adecuado.

Sin embargo, el camino parece ser basar la comunicación en la empresa en Async-first, es decir, en priorizar la comunicación asíncrona por encima de la síncrona, para generar un espacio de trabajo donde quepa el trabajo de calidad, la reflexión y la calma. Y luego complementar con comunicación síncrona para los momentos en los que sea necesario: reuniones 1:1, reuniones o temas importantes, urgencias y momentos en los que se necesite que la conversación avance de forma rápida y ágil.

Con personas trabajando desde diferentes lugares del mundo, con diferentes horarios y jornadas laborales y donde existe cada vez una mayor conciliación familiar, la comunicación asíncrona ha venido para quedarse y para ser la forma de comunicación por defecto en la empresa.