Recientemente nuestro CEO Juan Seguí publico en LinkedIn sobre porque habíamos dejado de usar Slack hace 5 años. También hace un par de años escribió un articulo sobre razones para usar la comunicación asíncrona en la empresa.
En ese artículo, Juan, explica qué es la comunicación asíncrona y la síncrona, las ventajas y desventajas de cada una, léelo y con eso tendrás una idea más aproximada de lo que veremos en este artículo, que va a ser cómo integrar la comunicación asíncrona en tu empresa y nuestra experiencia después de varios años de pruebas y errores.
Comunicación asíncrona
Para una empresa digital como acceseo es tremendamente importante aprovechar el tiempo en ser productivos, más si se tiene una cultura del teletrabajo en el que tenemos todo planificado por tiempos.
Esto es beneficioso para organizarse, pero cuando necesitas ayuda de un compañero que está en otra tarea importante para él puede resultar frustrante, ¿la solución? comunicación asíncrona.
¿Qué hacemos? Básicamente si necesitamos algo de otro compañero del equipo se lo comentamos pero con el tiempo suficiente para que lo pueda ver mañana y no interrumpir su día de trabajo (salvo que sea urgentísimo).
Y además, de forma adicional grabamos un vídeo, de esa forma cuando el compañero revise la tarea comentada será como si se lo estuviéramos contando estando a su lado.
Esta forma de trabajo para departamentos funciona extremadamente bien, pero implica trabajo por parte de todos, y sobre todo acostumbrarse a una cultura en la que herramientas como Slack, Skype u otros formatos de chat, etc… no tienen cabida.
Metodologías para una comunicación asíncrona eficaz
Como estarás imaginando, esta forma de trabajo y comunicación requiere de mucha disciplina, por lo que tenemos una serie de metodologías que hacen que esta comunicación asíncrona sea fluida y correcta.
No quiere decir que no hablemos con alguien cuando lo necesitamos, es más, tenemos canales de forma directa para hablar entre compañeros o simplemente trabajar escuchando música en Discord y así estar teletrabajando y sentir a un compañero a nuestro lado.
Para que la metodología asíncrona funcione hay que seguir otra serie de metodologías complementarias que para nosotros son vitales:
- Focus: Básicamente nos centramos las primeras 2-3 horas del día en poder hacer el trabajo importante, es decir lo que ha de salir si o si, y esto implica que en esas horas no tenemos distracciones entre nosotros, ni mensajes, ni conversaciones. Solo estamos delante del trabajo que tenemos que sacar adelante
- Inbox 0: Nos centramos en que el correo no sea nuestra herramienta de gestión, todos usamos el email pero intentamos que no sea nuestro día a día, lo que hacemos es intentar buscar un hueco y contestar todos los emails en ese período delimitado dentro de nuestra rutina diaria, esto siguiendo una norma no negociable. Si el email tarda menos de 2 minutos en contestar, se contesta, si es más lo tratamos y traspasamos a nuestro gestor de tareas.
- Tareas y Contexto: Como muchas empresas, usamos un gestor de tareas donde cada uno tiene las suyas propias, de esa forma lo que hacemos es que cada persona del equipo no tenga que depender de otros para ejecutar sus tareas. Aquí es donde cobra relevancia el contexto, puede existir una tarea pero sin contexto ni especificación de lo que hay que hacer, nuestros compañeros se pueden frustrar, y al final acabar preguntándote. En este caso lo mejor es ser muy específico con la tarea bien y aportar el contexto necesario.
- Vídeos: Es un gran apoyo para dar contexto, solemos grabar vídeos de forma interna (compartiendo pantalla) para explicar de mejor forma lo que queremos transmitir.
Qué hemos conseguido en acceseo con la comunicación asíncrona
Os compartimos algunos de los datos que hemos monitorizado y con los que hemos mejorado
- + 71,94% incremento de la productividad en el equipo.
- Reducción de las reuniones internas en un 82,67%.
- Reducción del tiempo invertido en el inbox en un 62,55%.
Como hemos adaptado la comunicación asíncrona en nuestro día a día
Desde hace unos años, y por causas de fuerza mayor con la llegada del Covid-19, todos nos vimos obligados a teletrabajar o realizar trabajo en remoto.
Fue realmente un cambio para muchos, nos tuvimos que adaptar a formas de trabajo, a protocolos, cambiamos las reuniones por Google Meet y por Zoom, empezamos a grabar vídeos etc.
En acceseo llevamos años trabajando en remoto, conocemos de primera mano el reto que ello presenta, pero lo tenemos en nuestro ADN desde hace bastante tiempo, hemos hecho múltiples pruebas y experimentos, por lo que te compartimos el proceso de cómo hemos integrado en nuestro día a día la comunicación asíncrona.
El primer paso para poder tener una comunicación asíncrona efectiva en tu empresa es revisar los procesos internos que tenéis y ver dónde se pierde la mayor productividad esto implica:
- Revisar tiempos mensuales que se destina a reuniones internas intrascendentes.
- Tiempo invertido en gestionar correos.
- Herramientas que os generan ruido u os rompen el focus, aquí pueden entrar Slack, el propio correo, WhatsApp…
El segundo paso que te recomendamos es implementar la metodología del focus, este punto ya está explicado y lo encontrarás más arriba. Ahora que ya gracias al paso 1 conoces lo que te genera roturas de tiempo, bloquea un espacio para cada persona en la que se puedan ejecutar las tareas más importantes del día.
El tercer paso es doble, digamos que una vez tenéis el focus implementado es importante definir una forma de comunicación interna y de ahí seleccionar qué herramientas vais a emplear para comunicaros asincronamente.
Tanto si queréis unificarlo en un gestor de tareas, en otras herramientas de vídeo, en el propio Google drive. Lo que os encaje más a vosotros.
En acceseo junto con la metodología comentada arriba usamos las siguientes herramientas para comunicarnos asíncronamente:
- Twist: La herramienta principal de nuestra comunicación asíncrona. Básicamente es una herramienta que organizamos por hilos los proyectos, para poder comentar updates, actualizaciones comentar mejoras, ideas etc. Siempre que hay un accionable lo trasladamos al gestor de tareas. Esto no quita que tenga un sistema de mensajes directos para compañeros donde podemos escribirnos directamente.
- Yac o loom: Las herramientas perfectas para grabar vídeos tanto de forma interna como de forma externa, nos ayuda a tener más contexto de las tareas y explicarnos mejor.
- ClickUp y Todoist: Ahora mismo estamos en pleno cambio de forma de gestión de tareas, por eso usamos ambas.
- Drive: La principal herramienta donde compartimos documentos, informes etc
Si queremos una comunicación directa con algún compañero usamos Discord o Google Meet.
La comunicación asíncrona no es sencilla, implica mucha cultura de la empresa, así como intentar ser una calm company, nosotros con estas pautas y la filosofía asíncrona hemos conseguido poder trabajar de forma remota y ser más productivos, son años de experiencia realizando pruebas y errores, mejorando y cambiando procesos.
Como hemos comentado, esto es un proceso continuo que en acceseo hemos ido adaptando a nuestras necesidades y lo hemos ido modificando para adaptarlo a nuestro equipo y flujo de trabajo.
Desde aquí os animo a probar esta manera de trabajar asíncrona y en remoto, las ventajas son muchas y la productividad de la empresa se verá beneficiada.
