Cómo la metodología OKR nos ha ayudado a mejorar en la empresa

Hace algunos años implementamos dentro de la empresa la metodología OKR. Un sistema para asegurarnos la mejora continua dentro de acceseo, poder medir todo lo bien o mal que lo hacemos y especialmente útil para poder ir todos en una misma dirección.

¿Cómo trabajábamos antes de utilizar OKRs?

Lo cierto es que antes de utilizar los OKRs nos marcábamos los objetivos a principio de temporada (en septiembre) donde definíamos lo que queríamos conseguir y hacia dónde pensábamos que debía dirigirse la empresa. Este proceso es importante realizarlo, ya que te permite fijar un punto hacia el que orientar los esfuerzos y acciones de la empresa a lo largo del año. En este post os hablamos sobre la importancia de fijar estos objetivos y lo beneficioso que resulta para cualquier empresa.

En ese momento había una gran motivación, propósitos y objetivos. Sin embargo, esto se iba desvaneciendo con el paso de las semanas y los meses y al final solo recordábamos lo más importante. Y no solo eso, como tampoco había una regularidad a la hora de revisar los objetivos, era simplemente cuando teníamos tiempo para ello.

No iba mal, pero digamos que la forma de hacer era muy caótica y podía haber momentos en los que éramos una empresa muy centrada en objetivos y momentos en los que no. Y por supuesto, se quedaban muchas ideas por el camino.

¿Cuándo incorporamos los OKRs?

Realmente llegó en un momento en el que queríamos avanzar, dar un salto a la hora de conseguir nuestros objetivos y darle más seriedad al asunto. No únicamente trabajar e intentar hacerlo bien, sino definir el camino que debíamos seguir tanto la empresa como todos y cada uno de los miembros del equipo.

Era relativamente sencillo intentar hacerlo lo mejor posible cada uno desde su puesto, tareas y responsabilidades. Sin embargo, cuando hacíamos una puesta en común a nivel estratégico veíamos cómo no todos pensábamos igual y cada uno «estiraba» en una dirección.

En ese momento, en 2019 empezamos a utilizar los OKR y, sinceramente, empezamos sin tener ni idea de qué iba aquello. Pero pensamos que lo mejor es arrancar e ir descubriéndolo por nosotros mismos. Por supuesto, el libro «Mide lo que importa» de John Doerr ayudó mucho a que no fuera un completo desastre. Lo importante: a su manera funcionó, y no funcionó mal.

Si no hubiéramos empezado, no nos lo habríamos pasado por las manos, no hubiéramos aprendido sobre lo que nos funcionó y sobre lo que no y seguiríamos pensando que todavía no sabemos lo suficiente como para poder utilizar esta metodología.

Por suerte a los pocos meses y gracias a las formaciones de OKR de Javier Martín y OKR School, pudimos encontrar un interesante espacio en el que ordenar las ideas, compartir y conocer cómo utilizan los OKRs en otras empresas.

OKRs para mejorar en la empresa

Antes que nada, comentar que no hace falta ninguna herramienta y que con una simple hoja de cálculo se puede llevar a cabo. Por supuesto, no diré que las herramientas no ayuden, claro que lo hacen y seguramente permiten subir de nivel, pero no son esenciales. De hecho, tres años después, aquí seguimos utilizando una plantilla básica de OKRs que nos funciona a la perfección. Eso sí, con ciertas modificaciones para adaptarla a nuestra forma de hacer.

Una vez teniendo la plantilla, para nosotros ha sido fundamental definir claramente los objetivos a nivel empresa (3 o 4, pero si son 3 mejor) y luego a nivel departamento y, finalmente, personal. Añadir, que en la última edición decidimos prescindir de objetivos personales y centrarnos únicamente en los de empresa y departamento.

¿Cuáles son las claves para trabajar bien con OKRs?

Según nuestra experiencia hay varios factores que pueden ayudar a que la implantación de esta metodología sea exitosa:

1. Definir objetivos ambiciosos.

Definir objetivos que sepamos que vamos a conseguir fácilmente no tiene ningún sentido. Hay que ir un paso más allá y buscar objetivos que cuesten, que sea bastante probable (pero no imposible) no alcanzarlos. Esto hará que la maquinaria funcione a pleno rendimiento y lo tratemos como un reto. Si llegamos, será un auténtico exitazo. Y si no llegamos, por lo menos sabremos que no era fácil conseguirlo.

2. Definir claramente la persona encargada de cada KR (Key Result).

Esta persona deberá encargarse de buscar la mejor forma de medir el objetivo y de hacerlo periódicamente. Pero no solo eso, debe ser también la que proponga iniciativas para mejorar dicho resultado clave. Hace unos años planteábamos los KR sin incidir mucho en las iniciativas y realmente sin ellas es muy difícil conseguir buenos resultados. Por ejemplo: ¿Qué queremos conseguir más repercusión en las redes sociales? Pues definamos qué iniciativas llevar a cabo para conseguirlo.

3. Menos objetivos, pero de más calidad.

En un principio intentamos lanzar 5 objetivos a nivel empresa. Cuando planteamos por primera vez este sistema de mejora continua pensábamos que cuántos más objetivos podamos mejorar, más mejorará la empresa. Pero en la práctica nos dimos cuenta de que esto no funciona así. Cuantos menos objetivos mejor: si son pocos todo el equipo los tiene claros y podemos centrar muchos más esfuerzos sobre ellos. Es decir, no se diluye la intensidad con la que trabajamos cada uno de ellos. No es lo mismo hacer malabarismos con 3 bolas que hacerlo con 5, donde es más fácil que se nos caiga alguna.

4. Incorporarlo al ADN de la empresa.

Resulta fundamental que todo el equipo crea en ello. Por eso el primer paso es que desde la dirección así como los diferentes responsables de departamento apuesten y le den seriedad a este tema, al fin y al cabo ¡es el sistema que nos va a hacer estar mejor dentro de unos meses!

En este sentido, es fundamental tener gente implicada, fijar las reuniones trimestrales de revisión fijas y que no se puedan aplazar. Comparte artículos, busca formaciones, plantea mejoras, etc. Es decir, darle entidad y contagiarlo al resto del equipo. Si quieres que el equipo se lo tome en serio, dale la importancia que merece.

5. Si no se adapta del todo a tu empresa, ¡modifícalo!

Al final, la metodología OKR es un sistema que ha funcionado bien a muchas empresas, pero no tienes porque ceñirte 100% a todo lo que dice si ves que no se adapta a tu empresa. Buscamos medir, mejorar y avanzar como equipo, por lo tanto haz las modificaciones que necesites siempre que se mantenga esta premisa.

Sin duda y tras unos años, podemos afirmar que nos ha cambiado la forma de hacer en la empresa. Hemos dado un gran paso adelante. Siempre hemos querido mejorar e innovar, pero en los últimos años hemos conseguido darle una forma y un formato y eso se ha notado tanto a nivel de calidad del trabajo que sacamos adelante, como a nivel de clientes y de facturación.

Si quieres ampliar información, puedes leer este artículo que explica qué es un OKR y cómo implementarlo en tu empresa . Y si quieres conocer cómo trabajamos con los OKRs en acceseo, escríbenos 😉