Una de las habilidades más necesarias a la hora de trabajar cara a clientes que confían en ti, en tus capacidades y en que tú, como especialista, vas a tenerlo todo bien atado y bajo control; es la organización. Una buena organización permite trabajar de forma más automática y homogénea a la hora de gestionar los quehaceres diarios, los objetivos semanales y poder incluso realizar un mayor número de tareas en el mismo espacio de tiempo y con la misma energía.
Es más, la organización de tareas, tiempos, estados y proyectos es la clave que permite a las personas o empresas trabajar a «multicliente». En otras palabras, el poder trabajar diferentes proyectos totalmente desconectados entre sí al mismo tiempo. Si se trabajar de una forma ordenada y estricta, el ser humano puede hacer el doble de trabajo en la mitad de tiempo. Ahora bien, ¿Como conseguimos trabajar de esa forma? ¿Como podemos ayudarnos a nosotros mismos a tener controlado lo máximo posible uno o varios proyectos? ¿Como podemos conocer el estado de un proyecto con un simple vistazo? ¿Como podemos disminuir los riesgos de olvidarnos de alguna fecha o tarea clave? La respuesta a todas estas preguntas es la misma, gracias a trabajar correctamente con las checklists.
QUÉ ENTENDEMOS COMO CHECKLIST
Una checklist es un listado ordenado de tareas que nos permite trabajar de una forma más productiva, mejorando el control de un proyecto en todas sus ramificaciones. Ayudan a realizar una auditoría rápida y clara de su objeto en cuestión, y permiten tanto anticiparse a posibles problemas como acelerar las acciones a realizar para conseguir el éxito.
Pueden crearse checklist (o listas de control) para cualquier cosa que necesitemos. Por ejemplo: Podemos hablar tanto de una compleja y estudiada checklist para lanzar un nuevo producto al mercado, la cual tendría una estructura similar a: Buscar necesidades del consumidor, aprobar propuestas tras el estudio, comenzar el desarrollo de las maquetas, realizar pruebas de seguridad, comenzar fabricación en masa, organizar acciones de marketing y venta, etc.; como una simple checklist que nos permita tener la casa siempre ordenada sin que se nos olvide ninguna de las tareas, la cual en este caso sería algo como: Fregar el suelo, pasar la aspiradora y cambiar la bolsa, recoger la cocina, tirar la basura y poner nueva bolsa, etc.
CÓMO CREAR UNA CHECKLIST PARA UN PROYECTO NUEVO
Lo más complicado no es utilizar las checklist para poder controlar el estado de los proyectos y su flujo de avance. La parte más costosa, pero a la vez la más importante, es la elaboración de la misma checklist. Cada checklist es diferente y tiene unos objetivos únicos, pero hay una serie de características en común que deberían compartir todas las listas que se realicen para proyectos (del tipo que sea). A continuación enumeramos algunos de esos puntos:
- ORDEN: El objetivo de una checklist es ayudarte a ser más productivo, mostrándote un camino que seguir cómodamente y evitar que existan errores inesperados. Para mejorar esa productividad y maximizar esa seguridad es obligatorio que siempre haya un orden preestablecido en el que, siempre se empiece por las mismas tareas de la misma categoría, se siga un camino similar de desarrollo y se termine con unas tareas de conclusión del proyecto revisión del mismo e informes al cliente. Ese orden fijo de la checklist es lo que permite al cerebro no preocuparse por QUE TAREAS realizar, si no COMO DE BIEN realizarlas.
- TRAZABILIDAD: Hay que tener siempre en cuenta que aunque se utilicen checklist, se trabaja con el factor humano, y eso puede ocasionar errores inesperados que no se tenían en cuenta. Ese es uno de los motivos por los cuales es importante disponer de una trazabilidad (es decir, poder seguir el camino realizados hasta casi el principio) de acciones, cambios y fechas muy clara. Para poder conocer en que cuando, quien y como se realizó un movimiento en concreto.
- ADAPTACIÓN: Cada proyecto es un mundo, y es por eso que en ocasiones una checklist que siempre ha sido perfecta, de repente necesita retocarse para que se adapte a las necesidades del proyecto o del cliente. Es por ello que es muy ventajoso que las checklist puedan adaptarse de forma rápida y sin mucha complicación. Por ejemplo, añadiendo apartados nuevos y pudiendo re-ordenar de nuevo las prioridades, eliminando tareas o subtareas concretas que pueden no ser necesarias en todos los proyectos, etc. Además, una checklist adaptada por un motivo en concreto puede convertirse en una nueva checklist para otra tipología de proyectos distinta que nunca se había presentado en la empresa hasta el momento.
- CRECIMIENTO: Al igual que comentábamos en el párrafo anterior la importancia de adaptarse a nuevos entornos de forma rápida, también es vitar que una checklist pueda crecer en todos los aspectos para que no disminuya la utilidad de la misma. Por ejemplo, en vez de ser una checklist personal que únicamente un único usuario utiliza, se transforme en una checklist de equipo, a la cual varios usuarios de diferentes departamentos necesitan recurrir para trabajar en un proyecto, resolver partes concretas y expandir partes más complicadas, etc. En resumen, que una checklist esté tan bien estructurada que con ligeros cambios pueda ser utilizada por un conjunto de personas al mismo tiempo, pese que en un principio no estuviese desarrollada con esa intención.
- USABILIDAD: Algo indiscutible es que si utilizamos checklist es para ser más veloces a la hora de terminar nuestro trabajo, pero sin disminuir la calidad del mismo. Esa rapidez es la diferencia entre poder abarcar un mayor número de clientes con los mismos recursos o no poder. Es por ello que las checklists con las que trabajamos deben ser rápidas de utilizar. Con ello nos referimos a que puedan resolverse partes de la misma con un solo clic, puedan volver a marcarse como pendientes tareas anteriormente resueltas (debido a un cambio de decisión por ejemplo), se pueda escribir notas y comentarios de forma directa, pueda recibir cambios en su estructura casi instantáneamente, etc. De ese modo, no se gastará tiempo y energía en «modificar» o «actualizar» la checklist; si no que ese trabajo es casi parte del proyecto y se realiza en el mismo tiempo de trabajo casi sin pensar, de forma lógica.
- COMPRENSIÓN: Como hemos comentado en el punto de crecimiento, las checklist pueden utilizarse entre varias personas de un mismo entorno o de entornos distintos para trabajar en un mismo proyecto. Es por ello que es vital para una buena coordinación el dejar reflejado todo siempre de la forma más clara posible. Tanto el objeto de cada tarea y subtarea, como los comentarios y dudas a la hora de realizar las acciones. Gracias a una buena compresión, no solo se duplica el número de proyectos con los que podemos trabajar simultáneamente (al no gastar tiempo en comprender el estado o problema en concreto), si no que reducimos los posibles errores (gracias a una buena trazabilidad). También de esa forma facilitamos a posibles personas externas que no estén acostumbrados a trabajar con este sistema ya sea el mismo cliente del proyecto, colaboradores puntuales o compañeros inexpertos.
DÓNDE Y POR QUÉ SON ÚTILES LAS CHECKLIST PARA TRABAJAR:
Los lugares donde más común es utilizar checklists para trabajar son las empresas que disponen de diferentes departamentos especializados en objetivos propios, pero que tienen continua relación los unos con los otros. Ya que de ese modo, un gestor de proyectos puede revisar y controlar el estado de la actividad en cualquier punto y de ese modo coordinar el resto de equipos y recursos disponibles en ese momento en beneficio propio.
También en fábricas y empresas delicadas, donde es obligatorio cumplir varias normas ISO de seguridad y calidad (como industrias farmacéuticas o alimentarias), el uso de lista de gestión y auditorías continuas es la única forma de garantizar al usuario la máxima calidad y el mínimo riesgo.
En resumen, no es necesario trabajar en una gran empresa para aprovecharse las ventajas que se obtiene al trabajar con checklists y listas de control de estado. Todo proyecto tiene sus objetivos, mecánica y necesita de unos recursos para salir adelante. De esta forma podemos trabajar de una manera más eficiente y ordenada tanto solos o con nuestro equipo.
