En todos los negocios la productividad la medimos con lo bien que llevamos a cabo las tareas o lo eficientes que somos, o incluso con la cantidad de trabajo que llevamos a cabo, pero ser productivo no solo es sacar a tiempo el trabajo, si no sacarlo de la forma más eficiente posible. Y lo que es más, muchas veces llegamos a confundir tener muchas tareas y realizarlas, con ser productivo.
En acceseo desde hace años hemos dado varios pasos adelante en la productividad del equipo y siempre buscamos la optimización de tiempos, de ahí que hayamos adoptado algunas filosofías que nos ayudan al equipo de marketing y al de desarrollo a mejorar nuestro trabajo.
En el articulo de hoy os hemos querido compartir algunos de los secretos que usamos en el departamento de Marketing para poder gestionar todos los proyectos de forma eficiente. ¿Preparados?
Automatización de procesos
Seguro que no es la primera vez que lo escucháis, automatiza y ganarás tiempo, es cierto, pero el proceso de automatizar acciones no se puede aplicar a todo y muchas veces implica de herramientas externas o de programación.
De forma interna en acceseo siempre revisamos de forma trimestral qué acciones realizamos en los departamento de SEO, SEM, Redes Sociales de forma continua y que se pueden automatizar, de esa forma determinamos modelos que nos ayudan en nuestro día a día.
Por ahora hemos automatizado:
- Los informes mensuales.
- Revisión de proyectos
- Inspección de URL
- Encuestas de satisfacción…
Muchos de estos no son procesos 100% automatizados, por ejemplo los informes tienen un componente humano que por mucho que se copien los resultados automáticos, hay que revisarlos y obtener unas conclusiones, ese factor seguirá siendo humano.
Piensa ahora en tu trabajo diario que puedes automatizar y plantea la mejor forma de hacerlo, ganarás tiempo que aportará valor añadido a tu empresa.
Planificación de estrategia, objetivos y acciones
Es algo que se considera clásico, pero si supierais la cantidad de veces que una empresa no planifica, ni define sus objetivos o acciones os sorprendería. El primer paso que hacemos nosotros es una auditoria, y de ella obtenemos una planificación con un plan y unos objetivos. Evidentemente el plan se puede modificar, se puede adaptar y cambiar, en las estrategias digitales se puede pivotar si el planteamiento no es correcto, es el beneficio de tener una estrategia digital.
Si planificas y tienes controlados los objetivos y acciones ganarás tiempo productivo porque te permitirá centrarte en lo que realmente importa del proyecto y establecer prioridades.
Inbox 0
Desde hace varios años implementamos la cultura del inbox 0, básicamente lo que hacemos es no consultar el email más de 2-3 veces al día y siempre en periodos de tiempo cortos. En cada una de las tandas de revisión de esos emails seguimos una regla, si el correo se puede contestar en menos de 2 minutos lo contestamos, si es más de dos minutos o implica acción larga nuestra lo convertimos a tarea en nuestro gestor de tareas, definiendo una fecha concreta para ejecutarlo.
Hacemos esto para no invertir horas y horas y horas en los correos, muchas empresas siguen trabajando con la cultura de tener el correo abierto siempre, para nosotros esta forma de trabajar de inbox 0 nos funciona especialmente bien, ya que nos marca en nuestra hoja de ruta las tareas que hay que hacer mientras los correos fácilmente gestionables los respondemos rápido.
Comunicación asíncrona + vídeo
Un tándem casi perfecto. Para una empresa digital como nosotros es tremendamente importante aprovechar el tiempo en ser productivos, más si se tiene una cultura del teletrabajo en el que tenemos todo planificado por tiempos. Esto es beneficioso para organizarse, pero cuando necesitas ayuda de un compañero que está en otra tarea importante para él puede resultar frustrante, ¿la solución? comunicación asíncrona y vídeo.
Lo que hacemos es; si necesitamos algo de otro compañero del equipo se lo comentamos pero con el tiempo suficiente para que lo pueda ver mañana y no le interrumpamos el día de trabajo de hoy (salvo que sea urgentísimo) y de forma adicional grabamos un vídeo, de esa forma cuando el compañero se ponga a revisar la tarea comentada será como si se lo estuviéramos contando estando al lado.
Esta forma de trabajo para departamentos funciona extremadamente bien pero implica trabajo por parte de todos, acostumbrarse a una cultura en la que herramientas como slack, los chats, etc… no tienen cabida.
Mide y vencerás (Metodología OKR en marketing)
Personalmente siempre lo he dicho, si queremos mejorar algún proceso tenemos que saber de dónde partimos y si estamos bien, mal, es mejorable etc. Básicamente si no se mide no se puede saber si tenemos que mejorar. Desde hace varios años hemos implementado la metodología OKR la cual nos ha ayudado a definir unos objetivos a nivel de empresa y de departamento que nos han ayudado a mejorar mucho.
Si nos centramos en el departamento de Marketing, actualmente estamos midiendo:
- La calidad del servicio de SEO. De media de los clientes tenemos una valoración de 4,5 de 5, pero queremos mejorarlo, no para mejorar la valoración porque el SEO cambia, se adapta, Google cambia las reglas, una agencia que revisa las acciones de SEO implementa mejoras es una agencia con mejor servicio.
- Calidad de Servicio de Redes Sociales: Mismo caso que el SEO, simplemente que aquí aparecen redes sociales nuevas, formas de comunicar creativas nuevas, tipo de formatos nuevos en las redes sociales etc. Mejoramos no solo la forma de actuar en las redes si no la formación del equipo respecto a las redes sociales, creación de imágenes etc.
- Calidad del Servicio de SEM: Esto implica mejoras de CRO dentro del SEM, implementación de herramientas nuevas, formato de anuncios nuevos, cambios y mejoras de Google, Meta…
- Mejora de la calidad de los procesos: Aquí ya entramos en formaciones, automatizaciones del equipo…
Estos son los objetivos de este año, el año pasado eran otros y los del año que viene seguramente otros completamente diferentes, lo que nos ayuda a definirlos es saber qué acciones tenemos que hacer de forma individual y como equipo para mejorar nuestra productividad y el rendimiento en la empresa.
Prepara las reuniones y define acciones
Una reunión sin un guion de lo que te quiere contar el cliente o finalizar la reunión sin una serie de acciones planificadas que enviarle al cliente o que el cliente ha de enviarte, es hacer perder el tiempo tanto para ti como más importante para el cliente. Así que, antes de entrar a una reunión prepáratela, nosotros tenemos algunas preguntas que nos ayudan a definir más o menos lo que creemos que el cliente nos va a solicitar o que nos ayudan a que el cliente nos transmita de mejor forma lo que quiere conseguir.
Recuerda el tiempo es oro, pero no solo para ti si no para todos.
Implementa los descansos o medita
Este más que nada es consejo de salud. En una sociedad que lo queremos todo de forma inmediata, que vamos acelerados y donde buscamos los resultados, es necesario implementar descansos o meditar. En acceseo muchos compañeros se toman un par de descansos en el día, no me refiero a las pausas para comer o desayunar, si no a las pausas de levantarse, estirarse, mirar a lo lejos, si tienes jardín aprovechar el jardín, el definitiva micro cortes y microdescansos, que si trabajas con pomodoros ya sabrás pero que aportan mucho valor a la hora de realizar tareas y acciones.
Si por el contrario no eres de microdescansos y cuando estás agobiado o estresado prefieres meditar, adelante aprovecha el tiempo de esa forma, seguro que a la vuelta a las tareas ves las cosas de forma diferente.
Éstas son algunas técnicas para incrementar la productividad en el departamento de marketing que en acceseo nos funcionan tremendamente bien. Seguro que muchas técnicas son aplicables a otros sectores o departamentos, te animo a que las pruebes y nos digas en comentarios qué tal te han ido
