La importancia de los checklist para la organización

No importa si es para revisar que lo tienes todo en la maleta antes de un viaje o si es para verificar que se cumplen los requisitos de un proyecto realizado; las checklist es una herramienta de organización vital para asegurar un mínimo de calidad o de orden a la hora de realizar una acción en la que hay que tener en cuenta factores suficientes como para que sea fácil que se nos pueda olvidar algo.

¿Qué es una checklist?

Al igual que hacemos una lista de la compra, una lista de asistentes o una lista de gastos; una checklist sería una «lista de requerimientos» donde nos aseguramos de que nuestro objetivo disponga o cumpla de absolutamente todos los puntos necesarios para que podamos decir que ha sido un éxito.

Normalmente tienen un formato de «listado» en el que el usuario puede añadir todos los puntos que necesite, categorizarlos incluso si es necesario; y lo más importante, puede tacharlos cuando se realicen o se revisen (según el propósito de la checklist). Es clave el hecho de poder marcar de una forma muy visual que un punto de la lista está completado; ya sea tachándolo, moviéndolo a otro grupo de tareas, cambiándolo de color, añadiendo un indicador, etc. Pero en un primer vistazo debemos poder ver con claridad que tareas están verificadas y que tareas están pendientes.

Podríamos discriminar las checklist en dos grandes grupos principales según el momento en el que se elaboran:

• Checklist de preparación / previsión: Un listado de requisitos que se elabora previamente a la ejecución de un trabajo. En esta checklist de enumeran todos los accionables, tareas y elementos que habrá que tener en cuenta ANTES de comentar con el proyecto o la acción. Todos los puntos deben quedar resueltos previo arranque del trabajo.
• Checklist de revisión / verificación: Un listado de requisitos que se revisa DESPUÉS de haber terminado el trabajo en cuestión. El listado sí que es necesario que esté preparado previamente al comienzo del trabajo, pero el repaso de la checklist siempre se realiza sobre el trabajo ya terminado.

En nuestro caso personal, una checklist de preparación sería el anotar todos los requisitos que debe cumplir un proyecto de desarrollo a medida (como una intranet); y una checklist de revisión sería el listado de requisitos mínimos que debe cumplir una tienda online antes de publicarla o enviarla al cliente final.

También podemos diferencia entre checklist a corto plazo o a largo plazo. Una checklist a corto plazo estaría enfocada en revisar o ejecutar algun trabajo con una fecha final cercana a la actualidad. Son checklist que deben elaborarse prácticamente en una sesión y deben ser más cerradas, más completas y muy ágiles de resolver. Por contra, una checklist a largo plazo sería un listado de ejecuciones, tareas u objetivos a cumplir a lo lago del tiempo. Es muy sensible a la exposición de cambios y está siempre en una constante evolución. Un ejemplo claro sería el listado de objetivos clave y resultados clave en la Metodología OKR.

Beneficios de una checklist

El objetivo principal de una checklist es minimizar errores. Reducir los «despistes», asegurar que todo funciona o que nada se ha pasado por alto, y también averiguar los problemas que puedan aparecer en el proyecto y solucionarlos en un momento o fase en el que sea viable.

Este sería el resumen de la misión de una checklist dentro del flujo de trabajo. Aún así, también contribuye con otros beneficios más:

1. Mantienen una buena organización en el sistema: Puesto que permite que compañeros puedan entrar y salir del proyecto en caso concretos y entender en un vistazo rápido en que «punto» del desarrollo o ejecución del mismo estamos.
2. Permite una mejor delegación de tareas: Ya que al disponer en todo momento de los requisitos del proyecto (ya sea previo arranque o a cumplir tras el desarrollo), ayuda a disponer de un mejor entendimiento y mayor confianza a la persona que deba encargarse de la ejecución de la tarea propiamente o simplemente de parte de su revisión o estudio.
3. Motivan e incrementan la productividad: Ya que todos los miembros que componen el equipo de trabajo ven como cada día avanzan y están más cerca de un objetivo claro, con una «foto real» del estado de los avances y teniendo claro lo que deben hacer en todo momento.
4. Incorporación de nuevos miembros: Es lógico que cuando alguien entra en un proceso de trabajo por primera vez no disponga de la experiencia suficiente como para tener interiorizado como debe trabajar y que acciones son las importantes o prioritarias. Es por eso que al trabajar con checklist se acelera mucho dicho aprendizaje, proporcionando al nuevo integrante un listado ordenado de todo lo que debe realizar (o revisar), y por lo tanto facilita su integración en el equipo y en el proyecto.
5. Optimización del tiempo: Al tener marcados los puntos que debe cumplir el trabajo a realizar, no se pierde tiempo interrumpiendo el proyecto con re-organizaciones, dudas sobre las directrices o por no tener los objetivos claros. Y se puede aprovechar mucho más el momento de trabajo, con acciones más mecánicas y automatizadas.
6. Evitan la fatiga mental: Al tener listado de forma externa lo que debe hacerse o cumplirse, la persona encargada no necesita malgastar energía mental en «acordarse o tener en cuenta» de los requisitos de calidad. El objetivo es evitar el típico «¡que no se me olvide!».

Como elaborar una checklist

Uno de los puntos clave para el buen uso de la checklist y trabajar de una forma óptima con este método, es elaborarlas correctamente. Ya que van a ser la base en la que nosotros pongamos nuestra confianza y dirijan el proyecto hacía buen puerto. Una checklist mal elaborada o incompleta puede ocasionar entregar un proyecto el día correspondiente por terminar, con requisitos pendientes o sin revisar; ocasionando no un desajuste en la organización de tiempos de la empresa, si no la pérdida de confianza con el cliente o con el verdadero interesado en el éxito del proyecto.

Para ello, hay algunos tips que vamos a comentar (algunos obvios pero que no siempre se aplican, otros más basados en la experiencia) en cuanto a la buena elaboración de las checklists, esperando que puedan ayudar a esquivar escollos y acertando al máximo la buena implementación de esta herramienta en el flujo de trabajo:

• Checklists orgánicas y en constante evolución: Este es quizá uno de los puntos más diferenciadores en cuanto al buen uso de la herramienta y la evolución de la calidad de la empresa a la hora de trabajar. Una checklist no es algo cerrado y hermético. Debe estar siempre en constante «cambio» y adaptándose tanto a los nuevos tiempos (y requisitos de las tecnologías o de la empresa) como añadiendo nuevos puntos que han ido surgiendo a través de la experiencia y de la resolución de problemas anteriores.
• Checklists colaborativas y públicas: Cuanta más gente pueda contribuir en el desarrollo de una checklist, más completa y con más puntos de vista estará. En caso de una empresa, es crucial que sean elaboradas por lo menos 2 o más personas con diferentes roles (coordinador y desarrollador, diseñador y maquetador, cliente y gerente, etc.). Aparte de eso, también es clave que siempre esté a la vista de los que van a trabajar con ella. Es decir, que la persona encargada de ejecutar las tareas debe saber que es lo que se va a «revisar» y así poder tenerlo en cuenta en su propio sistema de trabajo.
• Checklists por categorías: La mayoría de ocasiones habrá muchísimos puntos que revisar o tener en cuenta. Tanto si es una checklist de preparación como de revisión. Por eso siempre es recomendable trabajar separando las tareas según su condición y momento de aplicación. Por ejemplo: Si hay varias fases en el desarrollo de una web, tener agrupados los puntos de cada fase para que no hagan «ruido» y podamos enfocarnos en los puntos actuales (eso sí, recordando que siempre deben ser accesibles).
• Checklists por niveles: Al igual que el punto anterior, también pueden separarse por niveles para que no hagan el mismo trabajo varias personas. Es decir, siempre debe escalar las checklist desde la persona que más ha estado implicada en su elaboración hasta la persona a la que más le interesa que esté perfecto. Por lo que: El «ejecutor» siempre deberá aplicar una checklist muy completa para verificar todos los puntos antes de la entrega; el gestor deberá hacer una revisión de los puntos clave que más le interesan al cliente (doble check) y la idea es que le lleguen las menos incidencias posibles, y al cliente siempre debe llegarle el proyecto con esa doble revisión y con el objetivo de que no haya ningún punto pendiente; pues como hemos explicado antes, puede derivar a una pérdida de confianza en caso de haber muchos errores en la entrega.

En definitiva, las checklist son herramientas facilitadoras de cualquier trabajo. Sea un desarrollo web, sea la preparación de un informe o sea una mudanza; el usar checklist nos permite enfocarnos en el trabajo a ejecutar, descargando y teniendo de forma visual nuestros objetivos. Una checklist sería similar a un mapa con el recorrido a seguir para llegar a nuestro destino. Y todos sabemos que si se viaja con un mapa es mucho más difícil perderse.