Por qué apostar por el «Focus» en tu rutina de trabajo

Hola a todos

Aunque normalmente escribo en el blog para hablaros de alguna novedad de wordpress, o algo que estamos aplicando nuevo dentro del grupo de Fronts de acceseo, en la entrada de esta semana os quiero hablar de una rutina que a mi personalmente me ha servido mucho para aumentar exponencialmente mi productividad, dentro de los procesos de la empresa.

Os voy a hablar de lo que consideramos el “Focus”, el momento del día para “comernos la rana” y/o sacar adelante la tarea más importante/pesada/catalógala-como-quieras dentro de nuestro ciclo semanal de tareas.

Para seros sincero, me ha parecido interesante hablar de esta técnica después del artículo de mi compañero Jorge sobre comunicación asíncrona, que os recomiendo mucho para que le peguéis un vistazo.

Qué es la técnica Pomodoro y de dónde viene

Todo esto del «Focus» viene de la archiconocida técnica Pomodoro, y no me parecería correcto hablar del “Focus”, si no dejo un breve tip de qué es un Pomodoro.

La metodología Pomodoro es una técnica de gestión del tiempo que se basa en el uso de temporizadores para dividir el trabajo en intervalos cortos y manejables, llamados «pomodoros». Cada pomodoro dura 25 minutos y está seguido de un breve descanso de 5 minutos. Después de cuatro pomodoros, se toma un descanso más largo de 15 a 30 minutos. El objetivo de esta técnica es aumentar la productividad al reducir la procrastinación y mejorar la concentración.

La técnica Pomodoro fue desarrollada por el ingeniero informático italiano Francesco Cirillo en la década de los 80. La técnica lleva su nombre debido a que usó un temporizador en forma de tomate («pomodoro» en italiano) para medir su tiempo de trabajo. Con el tiempo, la técnica evolucionó y se convirtió en la metodología Pomodoro, que se ha convertido en una técnica popular de gestión del tiempo en todo el mundo.

Centrándonos en esta en concreto, la he oído llamar como Pomodoro largo o “Focus”, y existe como aplicaciones de móvil y como extensiones de diferentes exploradores como “Focus” To-do.

Su nombre es lo de menos: al final se trata de llegar a un punto en el que el nivel de concentración sea elevado durante un período más largo de lo normal, por lo general siempre a la misma hora (por eso de rutina “Focus”) donde sacar el máximo partido a esa concentración y ejecutar aquello que es necesario resolver de forma más inmediata.

Cómo aplicar el «Focus»

Es importante contar con un espacio de tiempo reservado única y especialmente para llevar a cabo la tarea o tareas más importantes o urgentes del día. Para ello en acceseo tenemos este momento en cada una de nuestras jornadas de trabajo conocido como «Focus», ya que contamos con este bloque de tiempo en el que nadie puede molestarnos ni hablarnos salvo que sea un asunto de elevada urgencia.

Para utilizar  adecuadamente el «Focus», os recomendaría seguir los siguientes pasos. Esta es la forma que a mi mejor me ha ido, y he probado diferentes pomodoros dentro del propio «Focus».

1. Planifica tu trabajo: antes de comenzar a trabajar, decide qué tareas quieres completar durante la sesión de trabajo. Asegúrate de tener todo lo que necesitas, como materiales de trabajo y un temporizador.
2. Configura el temporizador: Configura un temporizador para 50 minutos y trabaja en tu tarea seleccionada. Durante este tiempo, debes concentrarte en la tarea y evitar cualquier distracción.
3. Toma un descanso: Cuando el temporizador supere los 50minutos, toma un descanso de 5 minutos. Utiliza este tiempo para hacer estiramientos, tomar un refrigerio o simplemente relajarte.
4. Repite el ciclo: A mi me sirve repetir dos veces más el ciclo antes de saltar el propio «Focus», y crear un “cierre” de tarea, donde intento gestionar el repositorio de trabajo, documentar mi trabajo para mis compañeros, o dejar un update dentro de nuestros canales asíncronos para que mis compañeros donde comparto proyecto estén informados sobre lo que se ha avanzado/hasta donde he llegado en el hito semanal, o saber si debo segmentar mis historias de trabajo o reunirlas. Es tan importante picar código como dejarlo todo listo por si alguien más se une a la batalla. 🙂

Qué beneficios aporta el «Focus»

Según mi experiencia, estos son los 4 beneficios principales que ofrece para aumentar la productividad:

1. Mayor concentración: sabiendo que vas a estar sin interrupción desarrollando un trabajo continuado, la técnica ayuda a mantener el enfoque en la tarea en cuestión.
2. Aumento de la productividad: ayuda a evitar la procrastinación y el agotamiento mental, lo que conduce a una mayor productividad. Sabes que acabarás una tarea importante (o estarás muy cerca de terminarla).
3. Reducción del estrés: la técnica ayuda a reducir el estrés, ya que permite tomar descansos frecuentes y evita la sobrecarga de trabajo.
4. Gestión eficiente del tiempo: ayuda a gestionar el tiempo de manera más eficiente al dividir el trabajo en ciclos manejables.

Conclusión

Como comentaba, es una técnica simple pero efectiva de gestión del tiempo que puede ayudar a mejorar la concentración y aumentar la productividad. Es muy importante que se bloqueen esas primeras horas de la mañana para poder sacar adelante la tarea más importante (que no difícil) dentro del ciclo de vida de un proyecto.

Lo lógico, y lo que suele pasar, es que entre información desde diferentes canales que requiera de nuestra atención desde el minuto uno en que nos sentamos delante del ordenador.

Ahí es donde debemos ser suficientemente estrictos y saber que debemos sacar adelante lo que teníamos programado, ya que será lo más importante de nuestra jornada, y sin ello no seremos capaces de aportar ese valor necesario y que provocará un efecto bola de nieve durante el ciclo de vida de nuestros proyectos, con el incumplimiento de las deadlines, sprints incompletos, OKR’s de la empresa no cumplidos, mucho estrés acumulado y clientes descontentos, que provocará una mala Experiencia del Cliente (CX) y una mala reputación en la empresa.

Os lo recomiendo, es importante saber picar y cómo picar. Pero también es importante querernos mientras trabajamos y nos reservemos las primeras horas de nuestra jornada laboral a comernos la rana (Eat the frog, gran libro de de Brian Tracy). Esto se traduce en mejoras en los procesos productivos y en nuestra salud física y mental.